Google Apps o Microsoft 365: ¿Cuál emplear en un colegio?

office365-vs-googleappsEn tiempos en que “La Nube” centra la atención de muchos de los que se mueven entre contenidos, herramientas y facilidades para mantenerse al día en materia de informática o para llevar todas las prestaciones a su empresa, negocio o institución educativa, se impone tomar decisiones que en ocasiones pueden definir el éxito. Quedaron en el olvido los tiempos en que un ordenador lo tenía todo, o casi todo, para solucionar determinado problema.

Cuando el trabajo “en línea” se torna cada vez más común y tenemos la posibilidad de hacerlo con solo disponer de una conexión a internet, no podemos darnos el lujo de estar al margen de lo mejor que está en el mercado. Ahora podemos estar en cualquier parte y acceder a nuestros proyectos, documentos, mensajes de correo o estar conectados con colegas, alumnos o familiares, todo gracias a las nuevas facilidades de la web 3.0.

Nos referiremos de manera particular en este trabajo a dos productos que se discuten el mercado de las aplicaciones empresariales basadas en la nube: Google Apps y Microsoft 365. Para ello tendremos en cuenta opiniones de terceros y un número importante de características que les servirán para, al final, tomar la decisión correcta para su colegio en caso de disponerse a una actualización en este sentido.

La publicación digital Information Week afirma que una de las principales diferencias de Office 365 con respecto a Google Apps for Business es que este último entrega su Gmail for Business, Google Docs, Google Calendar, Google Groups, Google Sites y otras aplicaciones completamente en línea. Y es que, nacido en la era de internet, Google argumenta que sus servicios fueron construidos para equipos conectados vía web, que usan la Red para colaborar.

Amplía la publicación que esto Google lo ve como una ventaja generacional sobre Microsoft, que viene de la era PC. No es suficiente para decidirnos, pero dice mucho en cuanto a la filosofía empleada para el desarrollo de cada uno. Microsoft sigue afirmando que una parte de sus clientes no se ha decidido a migrar por entero a la nube, así que mantendrá por algún tiempo más el soporte para ambas modalidades.

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Sin embargo, las opiniones están verdaderamente divididas en cuanto a las preferencias por una u otra oferta de ambos gigantes de la informática y la correspondencia entre costos, ventajas y desventajas sigue reclamando de las empresas e instituciones que apuestan por ellos, un serio estudio por parte de sus especialistas

En este caso, además de la imprescindible inversión que demanda la adopción de cualquiera de estas tecnologías debemos considerar las condiciones de conectividad y las posibilidades reales del personal docente y sus alumnos de disponer permanentemente de un ordenador o un dispositivo móvil que pueden ir desde un teléfono, iphone, ipad o tablets, por solo mencionar algunos. En el mercado abundan modelos de muy variadas características que pueden emplearse, sea cual sea la decisión definitiva. No obstante, debe considerarse si será necesario disponer de la capacidad de trabajar sin conexión en algún momento del proceso, algo que en muchas ocasiones se hace imprescindible en una institución educativa.

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Algunos plantean como principal diferencia que Google Apps sólo requiere un navegador, mientras que para la versión empresarial de Office 365 se requiere de un cliente con Office 2013 y Outlook 2013. Aquí aparece otra importante pues el de Google es un paquete único para todas las necesidades, en tanto Microsoft propone Office 365 en versiones Small Business, Midsize Business Premium, Midsize Business y dos variantes Enterprise, cada una diferenciada en cuanto a las prestaciones y en consecuencia, el precio.

Un análisis realizado por la publicación Information Week, citada anteriormente, otorga la ventaja a Google Apps en cuanto a Colaboración online, Movilidad, Confiabilidad y Costo; mientras favorece a Office 365 en Relaciones de negocios existentes, Comunicaciones y Desarrollo híbrido. Otras dos características a tener en cuenta muestran que las aplicaciones que ofrece Google en la nube no se pueden usar en modo offline y que en la apuesta de Microsoft la compatibilidad con dispositivos móviles (tablets, smartphones) es muy limitada, algo que realmente pesa en cualquier decisión.

 Tratando de ser lo más imparcial posible agrego que según otros especialistas Office 365 tiene la ventaja de un montón de usuarios que han estado familiarizados con Word, Excel y el resto de la banda desde hace años. Les confieso que desde que comencé a estudiar ambos productos me ha resultado difícil la selección. Sin embargo, por sus amplias posibilidades y significar una propuesta más del futuro que del pasado, si tuviera que elegir una de las dos me decidiría por Google Apps.

Esto no significa que tenga que coincidir con nuestros argumentos. Les recuerdo que debe tener en cuenta las condiciones de su institución educativa, la capacitación del personal docente para el uso del ordenador o los dispositivos móviles que nos acompañan a diario y el financiamiento del que disponemos para implementar alguna de estas tecnologías.

Con el objetivo de ofrecerles más información para la toma de decisiones sugerimos consultar las valoraciones comparativas publicadas por Spamina y Nuva por los detalles específicos  que aporta de cada uno de estos productos.

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Somos Nelson y Lázaro de CEFNAC.

 

 

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